1. Qui sommes-nous

Le responsable de traitement de vos données personnelles

Elarix Medical Ltd est le responsable du traitement des données personnelles traitées via elarixmedical.co.uk. Nous sommes une entreprise britannique fournissant des consommables de thérapie du sommeil de notre propre marque aux entreprises, sous la marque Alvera.

Nous sommes enregistrés en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 16602969, à l'adresse suivante : Unit 3, Twenty4 Secure Storage, Armley, Leeds, LS12 4HP. Les marchandises sont stockées et expédiées depuis cette même adresse.

Nous traitons les données personnelles conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) du Royaume-Uni et au Data Protection Act 2018.

2. Quelles données personnelles nous collectons

Les catégories de données que nous détenons et leur origine

Nous vendons aux entreprises plutôt qu'aux particuliers ; par conséquent, la plupart des données que nous détenons concernent des personnes agissant dans un cadre professionnel : acheteurs, cliniciens et contacts de compte au sein des organisations que nous fournissons.

La plupart de ces données proviennent directement de vous. Certaines, comme l'enregistrement de l'entreprise et les détails de TVA, peuvent être vérifiées auprès de registres publics, notamment Companies House, le service de vérification de TVA du HMRC et le système VIES de l'UE.

3. Demandes de comptes professionnels

Ce qu'il advient des informations figurant sur votre demande

Lorsque vous demandez l'ouverture d'un compte professionnel, nous collectons vos coordonnées d'entreprise, votre numéro de TVA, votre numéro d'enregistrement de société et les coordonnées de la personne effectuant la demande. Nous utilisons ces informations pour confirmer que vous êtes une entreprise légitime éligible à l'achat auprès de nous.

Vérification

Nous vérifions le numéro de TVA que vous nous fournissez via le service public du HMRC pour les numéros britanniques, ou via le service VIES de la Commission européenne pour les numéros européens. Nous pouvons conserver la référence de consultation fournie par ces services comme preuve de la vérification effectuée. Nous pouvons également vérifier votre enregistrement d'entreprise auprès de Companies House.

Décisions

Les demandes sont examinées par une personne et non par des moyens automatisés. Il n'existe aucune prise de décision automatisée ou profilage produisant des effets juridiques à votre égard. Si nous refusons une demande, nous vous en informerons et vous pourrez nous demander de réexaminer la décision.

Demandes rejetées

Lorsqu'une demande est refusée, nous conservons un enregistrement minimal de la décision et de sa motivation afin de pouvoir répondre à d'éventuelles questions et éviter de réévaluer systématiquement la même demande.

4. Base légale du traitement

Les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons

Lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes, nous avons vérifié si ces intérêts ne sont pas supplantés par vos droits. Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment en utilisant les coordonnées ci-dessous.

5. Comment nous utilisons vos données

Les finalités pour lesquelles nous les traitons

• Évaluation et création de comptes professionnels, y compris l'application des tarifs et conditions de paiement appropriés
• Traitement des commandes, organisation de l'expédition depuis Leeds et gestion des enlèvements et retours
• Émission de factures et, lorsque les conditions sont convenues, gestion du crédit et des paiements
• Fourniture de documentation produit telle que les notices d'utilisation et les déclarations de conformité
• Réponse aux demandes de devis et aux questions de notre service commercial
• Respect de nos obligations de traçabilité et, le cas échéant, avis de sécurité ou rappels
• Amélioration du site web, de notre gamme et de notre service

6. Avec qui nous partageons vos données

Les catégories de destinataires et pourquoi

• Shopify, qui héberge cette boutique et traite les commandes et les comptes pour notre compte
• Prestataires de paiement, qui traitent les paiements par carte et bancaires et détiennent les données de carte que nous ne conservons pas
• Transporteurs et partenaires logistiques, qui ont besoin des noms de livraison, adresses et numéros de contact
• Conseillers comptables et fiscaux, ainsi que le HMRC lorsque la loi l'exige
• Prestataires informatiques, d'hébergement et d'assistance qui assurent la maintenance de nos systèmes
• Autorités de régulation, y compris la MHRA, lorsqu'une obligation de sécurité ou de conformité s'applique
• Conseillers professionnels tels que des avocats et assureurs, lorsque nécessaire

Nous ne vendons pas de données personnelles et nous ne les partageons pas avec des tiers pour leurs propres besoins marketing.

7. Transferts internationaux

Lorsque les données quittent le Royaume-Uni et comment elles sont protégées

Certains de nos prestataires traitent les données en dehors du Royaume-Uni. Lorsque cela se produit, nous nous appuyons sur les réglementations d'adéquation britanniques pour le pays concerné, ou sur l'Accord de transfert international de données ou l'Addendum britannique aux clauses contractuelles types, ainsi que sur toute garantie supplémentaire requise par le transfert.

Vous pouvez nous demander des détails sur les garanties appliquées à un transfert particulier.

8. Durée de conservation

Nos périodes de conservation

9. Cookies

Ce que nous installons et comment le contrôler

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la boutique : pour vous maintenir connecté, conserver votre panier et appliquer les tarifs de votre compte. Ceux-ci ne peuvent pas être désactivés sans nuire au fonctionnement du site.

Nous utilisons également des cookies d'analyse et de performance, que nous n'installons qu'avec votre consentement. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien de préférences des cookies sur ce site, ou en effaçant les cookies de votre navigateur.

10. Marketing

Ce que nous envoyons et comment l'arrêter

Si vous détenez un compte chez nous, nous pouvons envoyer des mises à jour professionnelles sur les nouvelles gammes, les avis de stock et les changements de prix, sur la base de notre intérêt légitime à servir nos clients existants. Chaque message comporte un lien de désabonnement.

Lorsque vous n'êtes pas encore client, nous ne vous contactons que si vous nous l'avez demandé.

Certains messages ne sont pas du marketing et continueront d'être envoyés indépendamment de vos préférences : confirmations de commande, avis d'expédition, factures, modifications de compte et informations sur la sécurité des produits.

11. Vos droits

Ce que vous pouvez nous demander

• Accéder à une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Rectification de toute information inexacte ou incomplète
• Effacement, lorsque nous n'avons plus de raison légale de les conserver
• Limitation du traitement dans certaines circonstances
• Portabilité des données que vous avez fournies, sous une forme lisible par machine
• Opposition au traitement fondé sur des intérêts légitimes, y compris le profilage
• Retrait du consentement à tout moment, lorsque le consentement est la base sur laquelle nous nous appuyons

Écrivez à support@elarixmedical.co.uk. Nous répondons dans un délai d'un mois, et vous informerons si nous avons besoin de plus de temps en raison de la complexité de la demande.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Information Commissioner's Office sur ico.org.uk ou au 0303 123 1113. Nous préférerions que vous nous contactiez d'abord afin que nous puissions rectifier la situation.

12. Sécurité

Comment nous protégeons les données personnelles

La boutique fonctionne via des connexions chiffrées, et les données de paiement sont gérées par des prestataires conformes à la norme PCI plutôt que par nous-mêmes. L'accès aux données des clients et des comptes est limité au personnel qui en a besoin, et est supprimé lorsqu'il n'est plus nécessaire.

Si une violation susceptible d'entraîner un risque pour vos droits se produit, nous la signalerons à l'Information Commissioner's Office dans les 72 heures et vous en informerons lorsque la loi l'exige.

13. Modifications de cette politique

Comment nous traitons les mises à jour

Nous examinons cette politique périodiquement et lorsque nos pratiques changent. La version actuelle est toujours disponible sur elarixmedical.co.uk/pages/privacy-policy, avec la date d'entrée en vigueur en haut. Lorsqu'une modification affecte sensiblement la manière dont nous utilisons vos données, nous en informerons directement les titulaires de compte.

14. Nous contacter

Comment nous joindre concernant vos données